Niet meer verdrinken in papieren met goede administratie software

De tijd van grote mappen vol facturen, werkbonnen en kilometerregistratie is echt wel voorbij. Niet alleen is de kans groot dat je met een papieren administratie veel dingen mist of vergeet, het kost ook gewoon te veel tijd. Daarom kun je op deze pagina alles lezen over software die je helpt met het digitaliseren en automatiseren van veel onderdelen van je boekhouding. Ook het plannen van projecten kan vaak via dit soort software, zodat ook andere processen van je bedrijf soepeler verlopen.

ERP software voor in de bouw

De software waar we vandaag speciaal naar kijken valt onder de noemer van ERP software. Enterprise Resource Planning houdt eigenlijk in dat alles wat te maken heeft met de resources van je bedrijf digitaal ingepland en gecategoriseerd kan worden. Door op de juiste manier de inkoop en het gebruik van materialen bij te houden, weet je altijd wat je in huis hebt, en kun je gemakkelijk aan de klant doorberekenen wat te kosten waren van bepaalde gebruikte onderdelen. 

In de GWW (grond-, weg- en waterbouw) sector van de bouw is dit ook zeer belangrijk. Deze grote projecten kunnen niet zonder goed materiaalbeheer. Er wordt vaak samengewerkt door meerdere bedrijven en de communicatie moet onderling goed verlopen. Daarom is er ook speciale GWW software ontwikkeld, zodat het makkelijker is om workflows en planningen synchroon te laten lopen en samen te laten voegen.

Digitalisering voor kleinere projecten ook raadzaam

Maar niet alleen bij grote projecten als het aanleggen van een snelweg is administratieve en planning software raadzaam. Want ook een aannemer met een enkele werknemer kan veel hebben aan het digitaliseren van werkbonnen en facturen. Zo zie je op https://cleverdesk.nl/ dat er veel mogelijkheden zijn voor de automatisering van dit soort processen. 

Het aanmaken van een planning met werkbonnen voor een week maakt het voor de werknemer duidelijk en overzichtelijk wat hij moet doen. Per dag ziet hij hoeveel taken er moeten worden uitgevoerd en waar dat gedaan moet worden. Als hij aankomt op locatie kan hij gelijk invullen hoeveel kilometers hij heeft afgelegd, en welke materialen er nodig zijn. Bij het afmaken van de klus kan hij de werkbon laten tekenen door de opdrachtgever. Door dit te doen weet de werkgever zeker dat de werknemer zijn taak naar behoren heeft uitgevoerd. De klant is blijkbaar tevreden. Het eindresultaat kan met een foto worden toegevoegd aan de bon.

Als de werkbon eenmaal is afgerond, kan er ook gelijk een factuur worden aangemaakt. De gewerkte uren, materialen en de kilometers die aan een project zijn toegewezen kunnen automatisch worden omgezet in een factuur. Met een paar klikken heeft de klant deze digitaal binnen. Vervolgens kan de werkgever ook gemakkelijk in de gaten houden wat de betaalstatus is van een project. Zo is er duidelijk wanneer het tijd is om een herinnering te sturen van de factuur. 

Iets voor jouw bedrijf?

Het aanschaffen van software voor de planning en administratie kost misschien wat, maar het maakt het leven als ondernemer wel makkelijker. De randzaken worden snel uitgevoerd en daardoor blijf je veel tijd overhouden voor de daadwerkelijke klussen. Iets om te overwegen dus!